まずはコンセプトの立案から

制作業者にサイト構築を依頼する場合、どのような手順で商談が進むのでしょうか。

まずは発注者の要望を明確にするため、ヒアリングが行われます。
どんな内容の依頼なのか、発注側から受注側への具体的な説明と、また受注側からも発注側の要望を聞き出す作業をします。

次に受注側が、
現状ある、ビジネス上の課題の分析や、アクセスログ調査、企画、戦略を練って、提案書を作成します。

提案書通りで承諾が下りれば、見積もり⇒制作へ・・という流れになる訳ですが、この制作業者からの提案の良し悪しが、非常に重要になってきます。
どうすれば、「良い提案」を受ける事が出来るのでしょうか。

大規模なシステム開発の場合、発注者は複数のシステム開発会社にプレゼンを依頼、一番良いと思われる提案をしてくれた業者に頼むという流れが一般的です。
その際、発注者側の要望があいまいでは、あいまいな形での提案しか受けられないという事、また、実際に発注者側の要望を文章化する事で、欲しい機能の優先順位や、他のスタッフとの意識のずれを防ぐといった、現状の見直し目的もあり、
提案依頼書(RFP：Request For Proposal)を準備する事があります。

こういった書類を用意する事で、上記のようなメリットがある一方、主に大規模なサイト構築などで活用されている程度で、まだまだ一般的とは言えないのが現状です。

難しいし、めんどくさい！

「RFP？制作業者からどうせヒアリングを受けるし、こちらから用意する必要があるのか？」
そう感じる方も多いと思います。しかもサンプルを見て頂くと解るのですが、システムが絡む案件では非常に細かい点まで記述されています。

ITコーディネータ協会はＲＦＰ・ＳＬＡドキュメント見本提供について
でRFPの見本を公開しています。

逆にいえば細かい点まできっちり認識しなくては書けないという事です。これでは作成自体、難しい・・と感じても無理はありません。

そこで、RFPの作成の準備段階として、ざっくりとしたコンセプト立案をするための書類を紹介したいと思います。
これは、制作業者が提案書を作成する際、プロジェクトの方向性、目的、イメージを制作メンバー全員で把握し、制作が進んでもブレないよう、しっかり定着させる意味で作られる書類で、クリエイティブ・ブリーフと呼ばれる物です。

書かれる内容としては、
・サイト構築の目的
・ターゲットユーザ
・ターゲットが感じている本音
・公開後、ターゲットに期待する結果
・サイトが訴える最も大切な提案（コンセプト）
・トーン&マナー(サイトの雰囲気)
・競合・競合に対する優位性

以上のような項目を、各案件に合わせて作成します。このサイト、納得発注道しるべを作成するにあたってもクリエイティブブリーフを作成しましたので、参考資料として公開しています。
この資料と、製作者側が用意するヒアリングシートを合わせて参考資料とすれば、RFP作成もずいぶん楽になるのではないでしょうか。

【参考サイト】

• @IT情報マネジメント
  RFPの作成方法が分からない！

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