効率よく発注指示をするには？

実際に、作業効率の悪い仕事になってしまった例をあげます。

「トップページのラフデザインを3パターン出して下さい。」
という発注に対して、1パターンずつ納品した際、ひとつ納品をする毎に、細かい修正の依頼が来ました。
何回かそれを繰り返した後、結局最後に納品した物が無修正で採用され、後からお互い「これを先に出していれば・・」となった訳です。
それを教訓に、修正はラフを決定してから受け付ける事となりました。失敗からルールが出来たのです。

ショップ毎にSOHOに発注する内容が違う以上、効率を上げるために出来る事は、このように経験から少しずつルール化するしかない面もあります。
しかし、ある程度起こりうるトラブルを先読みする事で、効率化が図れるのではないかという事から、「バナー作成」を例にとり、発注の流れの中で注意点をまとめてみました。

■打ち合わせ段階

注意点１：「なぜ作成するのか」、「ターゲットとしているのは誰か」、「ターゲットに与えたい印象とは何か」など、依頼の背景を伝える。

バナーの基本情報(入れ込むページ、縦横のサイズ指定、素材の有無、使用するアプリケーションソフトの指定など)は伝えるまで作業が進まないので、モレは少ないのですが、
お店の状況など、依頼の背景まで伝えるのは、当たり前すぎて忘れがちです。
「ネットショップからの依頼なんだから、ターゲットくらい当然把握しているだろう」と思わず、直接、お店に対する情熱を込めて、話してみて下さい。
意外と制作者側にも気づきがあるものです。

注意点２：最後の検収段階を踏まえ、何をもって作業終了とするのかをはっきりさせる。

特にデザインの分野では、成果物を提出した時点で請求が発生するのか、発注者が「良い」と思わなければ検収を貰えないのか、また何回まで修正を受け付けるのか等、
双方の意識が違うまま、作業に入る場合があります。
一般的には、成果物が出来た時点で作業が発生しているため、料金は発生します。ですが「こんなんじゃ、お金は払わない！」といったトラブルは実は少なくありません。
当然、実際にそのバナーを使うかどうかの判断をするのは発注側ですから、そこの所をよく話し合って、事前に合意しておく必要があるのです。
チェックリストを作成し、すべての項目をクリアしている事を両者が確認すれば作業終了と決めておけば、問題の視覚化にもなります。
その上で、納期と見積もりを依頼して下さい。

■作業段階

注意点３：ネットショップがターゲットとする人と、SOHOが検収をもらうために気にしている人とは違う事を理解する。

例えば、50代の男性オーナーが運営する、20代の働く女性をターゲットにするショップだった場合、

「50代男性が考える、20代の働く女性が良いと思うバナー」

を作りがちになります。SOHOのセンスを引き出し、仕事に対するプロ意識を高めるためにも、
・デザインセンスを信頼している事
・自分の常識、先入観を超える、自分には出来ないプロならではの発想を期待している事

を伝えると良いと思います。
また、バナーひとつだと軽く考えず、発注書をしっかり発行し、仕事を依頼する事を忘れないでください。

■修正・検収段階

注意点４：修正の依頼が「残る」様、メールや書類で指示し、口頭は避ける。

修正をどの程度受け付けるのかは、先に決めておくルールですが、SOHO側としては、今後も良いお付き合いをしたいため、サービスで気軽に受けてしまう事も多いようです。
しかしそれが慢性化すると、不満に変わります。気持ちよく仕事をするために必要な工程と認識し、お互いで注意すべき点です。

何回、どのような修正が入ったのか、お互いが把握し、また、言った言わないを避けるためにも必ず「残る」方法で依頼して下さい。

【参考サイト】

SOHO-PORTAL.NET.ORG - SOHOトラブル相談室

• SOHO受発注トラブル事例集

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